POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Identificación del responsable
LABGAE S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901.282.619-6, con dirección de contacto Cl. 21a #69b-42, Bogotá D.C., Colombia, sitio web www.labgae.com, correo electrónico gerencia@labgae.com y teléfono/WhatsApp +57 300 114 3380, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere o suprime en desarrollo de sus actividades comerciales, técnicas, administrativas, laborales y de investigación.
Para efectos de esta Política, LABGAE opera el sitio web labgae.com, sus formularios, canales de contacto, canales de WhatsApp, redes sociales, procesos de venta y posventa de fertilizantes, bioestimulantes, mezclas para el suelo y otros productos agrícolas que comercialice.
2. Marco normativo y objetivo
Esta Política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
El objetivo de esta Política es informar a clientes, usuarios web, agricultores, distribuidores, aliados, proveedores, trabajadores, candidatos, contratistas y demás titulares sobre los datos que LABGAE trata, las finalidades del tratamiento, los derechos que les asisten y los canales para ejercerlos.
3. Alcance
- Clientes actuales o potenciales, compradores y usuarios del sitio web.
- Agricultores, productores, fincas, distribuidores, aliados comerciales, embajadores de marca y referenciadores.
- Personas que contacten a LABGAE por WhatsApp, formularios, correo electrónico, redes sociales, llamadas, eventos, ferias o visitas comerciales.
- Proveedores, contratistas, transportadoras, operadores logísticos, pasarelas de pago, aliados técnicos y comerciales.
- Trabajadores, exempleados, candidatos y colaboradores.
- Visitantes o usuarios que naveguen en labgae.com o interactúen con cookies, formularios y herramientas de analítica.
4. Definiciones principales
| Término | Definición |
|---|---|
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para que LABGAE trate sus datos personales. |
| Base de datos | Conjunto organizado de datos personales sujeto a tratamiento. |
| Dato personal | Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. |
| Dato sensible | Información que puede afectar la intimidad del titular o generar discriminación, como datos de salud, biométricos, orientación política, convicciones religiosas, origen racial o étnico, entre otros. |
| Dato agronómico asociado | Información sobre cultivo, ubicación de cultivo, tipo de suelo, aplicación de productos, fotografías o resultados de campo que, cuando pueda asociarse a una persona natural, será tratada como dato personal. |
| Encargado | Persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos personales por cuenta de LABGAE. |
| Responsable | Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento. Para esta Política, LABGAE. |
| Titular | Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. |
| Transferencia | Envío de datos personales a un tercero que actúa como responsable, dentro o fuera de Colombia. |
| Transmisión | Comunicación de datos personales a un encargado para que los trate por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión. |
5. Principios aplicables
- Legalidad: el tratamiento se realiza conforme al régimen colombiano de protección de datos personales.
- Finalidad: los datos se tratan para finalidades legítimas, explícitas e informadas.
- Libertad: el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada, salvo excepción legal.
- Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
- Transparencia: el titular puede conocer la existencia y uso de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: los datos solo se tratan por personas autorizadas y para las finalidades previstas.
- Seguridad: LABGAE adopta medidas razonables para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento deben guardar reserva durante y después de su relación con LABGAE.
- Responsabilidad demostrada: LABGAE conservará evidencia de autorizaciones, procedimientos, versiones documentales y medidas de cumplimiento.
6. Datos personales que LABGAE puede recolectar
| Categoría | Ejemplos | Fuente/canal |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, cédula/NIT cuando aplique, teléfono, WhatsApp, correo electrónico, dirección, ciudad, municipio, departamento. | Formularios, WhatsApp, correo, checkout, llamadas, eventos, contratos. |
| Comerciales y contractuales | Historial de cotizaciones, compras, pedidos, facturas, pagos, garantías, PQR, conversaciones comerciales. | Sitio web, pasarela, correo, WhatsApp, CRM, equipo comercial. |
| Información de cultivo y operación agrícola | Tipo de cultivo, ubicación general del cultivo, hectáreas, etapa fenológica, necesidades agronómicas, productos de interés, evidencia de aplicación, resultados o fotos enviadas voluntariamente. | Cuestionarios, visitas, WhatsApp, embajadores, pilotos, asesorías técnicas. |
| Datos de envío y logística | Dirección de entrega, persona que recibe, teléfono, instrucciones de entrega, guía, novedades de transportadora. | Checkout, WhatsApp, transportadora, operador logístico. |
| Datos técnicos y de navegación | IP, dispositivo, navegador, cookies, páginas visitadas, fuente de tráfico, eventos de analítica. | Sitio web, herramientas de analítica, cookies. |
| Marketing y preferencias | Autorización de comunicaciones, intereses, cultivos, canal preferido, respuesta a campañas, códigos de descuento. | Formularios, WhatsApp, campañas, redes sociales, eventos. |
| Proveedores y aliados | Datos de contacto, datos contractuales, bancarios, tributarios, certificaciones, RUT, cámara de comercio. | Contratos, órdenes de compra, contabilidad, correo. |
| Laborales y candidatos | Hoja de vida, referencias, datos de seguridad social, nómina, información contractual y de salud ocupacional cuando aplique. | Procesos de selección, contratos laborales, seguridad social. |
| Imagen, testimonios y contenido | Fotografías, videos, testimonios, comentarios, resultados de campo, antes/después de cultivos, piezas para redes si el titular lo autoriza. | WhatsApp, redes sociales, visitas de campo, campañas de embajadores. |
LABGAE no solicita datos sensibles como regla general. Si en algún caso recibe información sensible de forma incidental o necesaria para una finalidad específica, la tratará bajo autorización expresa, con medidas reforzadas y con carácter facultativo para el titular.
7. Finalidades del tratamiento
7.1. Finalidades generales
- Atender solicitudes, preguntas, cotizaciones, pedidos y comunicaciones recibidas por el sitio web, WhatsApp, correo electrónico, teléfono, redes sociales, ferias o visitas comerciales.
- Crear, administrar y actualizar bases de datos de clientes, prospectos, distribuidores, aliados, embajadores, proveedores, colaboradores y candidatos.
- Gestionar relaciones comerciales, contractuales, administrativas, contables, tributarias y financieras.
- Gestionar compras, pagos, facturación, cartera, envíos, garantías, devoluciones, PQR y posventa.
- Prestar orientación técnica general sobre productos agrícolas, fertilizantes, bioestimulantes, aplicación, dosificación, manejo y seguimiento, según la información suministrada por el titular.
- Realizar seguimiento comercial y técnico a cultivos, pilotos, ensayos, resultados de campo, visitas y evidencia voluntariamente compartida por agricultores o aliados.
- Enviar información comercial, técnica, promocional, educativa o de mercadeo sobre productos, descuentos, lanzamientos, eventos, contenido agrícola y campañas, cuando exista autorización o una relación previa que lo permita.
- Administrar programas de referidos, embajadores, distribuidores, alianzas, descuentos y beneficios comerciales.
- Realizar análisis internos, investigación, mejora de producto, documentación de resultados, estudios de mercado y estadísticas, preferiblemente con información anonimizada o agregada.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contables, laborales, sanitarias, comerciales y de protección al consumidor.
- Prevenir fraude, suplantación, incumplimientos contractuales, uso indebido de promociones o conductas contrarias a la ley.
- Defender los derechos e intereses de LABGAE ante autoridades, jueces, terceros o en procesos administrativos, judiciales o prejudiciales.
7.2. Finalidades específicas para clientes y compradores
- Procesar órdenes, validar pagos, confirmar disponibilidad de producto, coordinar despacho y entregar productos.
- Emitir factura electrónica y conservar soportes contables y tributarios.
- Atender novedades de entrega, reclamaciones por producto, garantía, derrames, referencia incorrecta, faltantes o daños de transporte.
- Contactar al comprador para completar información de entrega, confirmar datos o prevenir errores logísticos.
- Ofrecer recompra, seguimiento de aplicación y recomendaciones comerciales relacionadas con productos previamente adquiridos.
7.3. Finalidades específicas para agricultores, cultivos y asistencia técnica
- Conocer tipo de cultivo, ubicación general, condiciones de aplicación, necesidades nutricionales o de manejo y objetivos productivos.
- Recomendar de forma general productos, dosis, frecuencias o buenas prácticas de aplicación, sin reemplazar análisis de suelo, diagnóstico fitosanitario, asesoría agronómica integral ni instrucciones oficiales de etiqueta.
- Documentar resultados, visitas, pilotos, pruebas de campo y testimonios, siempre que se cuente con autorización para usar datos, imágenes o material comercial.
- Mejorar formulaciones, empaques, materiales educativos, procesos comerciales y servicio técnico.
7.4. Finalidades de marketing y WhatsApp
- Enviar comunicaciones por correo electrónico, WhatsApp, SMS, llamadas, redes sociales o canales equivalentes, únicamente bajo autorización, relación comercial vigente o habilitación legal aplicable.
- Gestionar campañas de descuentos, referidos, embajadores, contenido agrícola, testimonios, eventos y lanzamientos.
- Permitir que el titular se retire de comunicaciones comerciales mediante respuesta al mensaje, enlace de baja o solicitud a los canales de contacto.
8. Autorización y prueba de la autorización
LABGAE solicitará autorización previa, expresa e informada antes de recolectar o tratar datos personales, salvo las excepciones legales. La autorización podrá obtenerse mediante formularios web, casillas de aceptación, documentos físicos o electrónicos, correo, WhatsApp, contratos, registros de compra, grabaciones, conductas inequívocas o cualquier mecanismo que permita consulta posterior.
LABGAE conservará prueba de la autorización, indicando, cuando sea posible: texto aceptado, versión del documento, fecha, hora, canal, IP, usuario, teléfono, correo, dispositivo o soporte equivalente.
9. Datos sensibles y datos de menores
LABGAE no recolecta datos sensibles como práctica ordinaria. En caso de requerirlos o recibirlos, informará al titular que no está obligado a suministrarlos y solicitará autorización expresa y separada cuando sea necesario.
Los productos y servicios de LABGAE están dirigidos a mayores de edad y a empresas o unidades productivas agrícolas. LABGAE no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes para fines comerciales. Si se advierte que un menor suministró datos sin autorización de su representante legal, LABGAE podrá suprimirlos o requerir la autorización correspondiente, respetando el interés superior del menor.
10. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales cuando proceda.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización y solicitar supresión, salvo deber legal o contractual de conservación.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite directo ante LABGAE.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de menores.
11. Canal para consultas, reclamos y solicitudes de habeas data
Las solicitudes relacionadas con datos personales deberán enviarse al correo gerencia@labgae.com, con copia opcional a info@labgae.com, indicando en el asunto: “HABEAS DATA”. También podrán radicarse en la dirección de contacto Cl. 21a #69b-42, Bogotá D.C., Colombia.
La solicitud deberá incluir: nombre del titular, identificación, descripción clara de la solicitud, datos de contacto para respuesta y documentos que acrediten la calidad en la que actúa, cuando aplique.
12. Procedimiento para consultas y reclamos
12.1. Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, LABGAE informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
12.2. Reclamos
Los reclamos por corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán incluir identificación del titular, descripción de hechos, dirección de notificación y soportes. Si el reclamo está incompleto, LABGAE requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin subsanar, se entenderá desistido.
Recibido el reclamo completo, LABGAE incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo será atendido en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales informando los motivos de la demora.
13. Transmisión y transferencia de datos
LABGAE podrá transmitir datos personales a encargados nacionales o internacionales para operar el sitio web, formularios, hosting, CRM, correo, WhatsApp Business, analítica, pasarela de pagos, facturación electrónica, contabilidad, logística, transportadoras, almacenamiento, soporte técnico, mercadeo y servicios tecnológicos.
LABGAE también podrá transferir datos a aliados, autoridades, entidades financieras, proveedores, distribuidores, aseguradoras, asesores o terceros cuando exista autorización, obligación legal, relación contractual o finalidad legítima informada. En estos casos adoptará medidas contractuales y organizacionales razonables para proteger los datos personales.
14. Cookies y tecnologías similares
El sitio web de LABGAE puede usar cookies esenciales para funcionamiento, cookies analíticas para medición de tráfico y cookies de marketing para campañas o remarketing. Las cookies no esenciales deberán gestionarse mediante aviso o banner cuando aplique. El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, aunque algunas funciones del sitio pueden verse afectadas.
15. Seguridad y confidencialidad
- Controles de acceso a bases de datos, correos, sistemas y documentos.
- Restricción de acceso a personal, contratistas y proveedores autorizados.
- Compromisos de confidencialidad con colaboradores y terceros relevantes.
- Medidas razonables de seguridad técnica, administrativa y organizacional.
- Gestión de incidentes de seguridad y reporte a autoridades cuando proceda.
- Conservación de copias, soportes y evidencias de forma proporcional a la finalidad y al riesgo.
16. Conservación de la información
Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales aplicables. De forma indicativa:
| Categoría | Plazo orientativo |
|---|---|
| Clientes, pedidos, facturación y soportes contables | Durante la relación comercial y por el término legal aplicable a obligaciones contables, tributarias y comerciales. |
| Prospectos y comunicaciones comerciales | Hasta que el titular revoque la autorización o solicite supresión, salvo conservación legítima. |
| WhatsApp, PQR y soporte | Durante la atención de la solicitud y por el tiempo necesario para trazabilidad, defensa y cumplimiento. |
| Información de cultivo, pilotos y asistencia técnica | Durante la relación técnica/comercial y luego anonimizada o conservada cuando sea necesaria para investigación, soporte, defensa o cumplimiento. |
| Datos laborales y candidatos | Durante el proceso o relación laboral y por los términos legales aplicables. |
| Cookies y analítica | Según configuración de la herramienta, finalidad y preferencias del usuario. |
| Prueba de autorizaciones | Durante la relación y por el término necesario para acreditar cumplimiento ante titulares, autoridades o jueces. |
17. Registro Nacional de Bases de Datos
Cuando LABGAE esté obligada legalmente a registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, realizará la inscripción, actualización y reporte de novedades o incidentes conforme a la normativa aplicable.
18. Cambios a esta Política
LABGAE podrá modificar esta Política para reflejar cambios legales, tecnológicos, comerciales u operativos. Los cambios sustanciales serán informados por los canales disponibles, incluyendo publicación en el sitio web. Cuando el cambio implique nuevas finalidades que requieran autorización, LABGAE solicitará una nueva autorización al titular.
19. Vigencia
La presente Política rige a partir de su publicación en www.labgae.com y reemplaza cualquier versión anterior publicada por LABGAE sobre tratamiento de datos personales.